Mandanteninformation - Die Inflationsausgleichsprämie – Alles kann, nichts muss? - Hinweise zur Ausgestaltung der Prämie in der Praxis

Sehr geehrte Damen und Herren,

der Gesetzgeber ermöglicht die Zahlung von Leistungen, auf die weder Sozialversicherungsleistungen noch Steuern erhoben werden. Wir nehmen dies zum Anlass, Sie weiter zu informieren:

Die Inflationsausgleichsprämie – Alles kann, nichts muss? - Hinweise zur Ausgestaltung der Prämie in der Praxis

Die Verbraucherpreise steigen weltweit. Insbesondere die Energiepreise befinden sich auf dem höchsten Stand seit Jahrzehnten. Als Reaktion darauf ist am 1.10.2022 das Gesetz zur temporären Senkung des Umsatzsteuersatzes auf Gaslieferungen über das Erdgasnetz, das unter anderem die sog. Inflationsausgleichsprämie regelt, in Kraft getreten. Danach können Unternehmen ihren Beschäftigten auf freiwilliger Basis unter bestimmten Voraussetzungen steuer- und sozialabgabefreie Leistungen in Höhe von jeweils bis zu 3.000 Euro gewähren. Sinn und Zweck der Prämie ist es, die Belastungen der Beschäftigten insbesondere durch die gestiegenen Gaspreise abzumildern.

1. Inhalt – die „key facts“ der gesetzlichen Regelung

Durch die Inflationsausgleichsprämie können Unternehmen steuer- und sozialabgabenfreie Leistungen in Höhe von bis zu 3.000 EUR pro Arbeitnehmer jahresübergreifend erbringen. Der Betrag kann in mehrere Teilbeträge aufgeteilt und damit über Monate „gestreckt“ werden; der Begünstigungszeitraum ist allerdings bis zum 31. Dezember 2024 zeitlich befristet. Die Prämie kann sowohl in Form von Zuschüssen als auch in Form von Sachbezügen (z. B (Tank-) Gutscheine oder Benefit-Programme) gewährt werden. In jedem Fall muss die Zahlung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erfolgen.

2. Freiwilligkeit der Prämie

Die Zahlung ist freiwillig. Sie als Arbeitgeber können daher grundsätzlich frei entscheiden, ob, wem, und wenn ja, in welcher Höhe Sie die Prämie auszahlen. Hierbei gilt es allerdings die folgenden Einschränkungen zu beachten.

a) Kein „Austausch“ anderer Leistungen

Die Zahlung muss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erfolgen. Eine Anrechnung oder „Umwidmung“ bereits bestehender, anderer Vergütungsansprüche (aus einer Betriebsvereinbarung, aus betrieblicher Übung, einer Gesamtzusage oder einem Tarifvertrag, wie bspw. Weihnachtsgeld oder Urlaubsgeld) scheidet damit aus. Die Zahlung muss „on top“ geleistet werden. Alles andere widerspräche dem o. g. Zweck der Prämie, die Arbeitnehmer zu entlasten.

Zwar ist es grundsätzlich möglich, die Inflationsausgleichsprämie anstelle einer anderen, freiwilligen Leistung zu gewähren, so bspw. eines freiwilligen Weihnachtsgeldes. In diesem Zusammenhang ist allerdings gründlich zu prüfen, ob es sich tatsächlich (noch) um eine freiwillige Leistung handelt, oder ggf. durch wiederholte Zahlungen bereits ein Rechtsanspruch auf die Leistung entstanden ist.

Bei einem Verstoß gegen dieses „Zusätzlichkeitserfordernis“ drohen nicht nur Doppelzahlungen, sondern auch Nachzahlungen von Steuer- und Sozialabgaben.

b) Arbeitsrechtlicher Gleichbehandlungsgrundsatz

Bei der grundsätzlich freiwilligen Auszahlung ergeben sich weitere

Einschränkungen aus dem Grundsatz der arbeitsrechtlichen Gleichbehandlung: Arbeitgeber dürfen bei begünstigenden Maßnahmen gegenüber Arbeitnehmern niemanden aus willkürlichen Gründen schlechter behandeln als andere, vergleichbare Arbeitnehmer. Dies gilt uneingeschränkt auch für freiwillige Leistungen wie die Inflationsausgleichprämie.

Sollen nur bestimmte Mitarbeitende die Prämie erhalten oder sollen Mitarbeitende die Inflationsausgleichsprämie in unterschiedlicher Höhe erhalten, muss es dafür also sachliche Gründe geben. So könnten Unternehmen bspw. nach der Gehaltshöhe differenzieren und niedrige Gehaltsgruppen stärker begünstigen. Ebenso könnte auf andere soziale Faktoren (wie u. a. Unterhaltsverpflichtungen) abgestellt werden. Dagegen dürfte eine Differenzierung nach Leistungsmerkmalen – vor dem Hintergrund des Zwecks der Prämie – kritisch sein.

Aber Achtung: verstößt die Differenzierung gegen den arbeitsrechtlichen Gleichbehandlungsgrundsatz, führt dies zu einer „Anpassung nach oben“: Die - zu Unrecht - von der Prämie ausgenommenen Mitarbeiter können die Prämie dann ebenfalls beanspruchen.

3. Vermeidung einer betrieblichen Übung

Nach der Rechtsprechung können wiederholte freiwillige Leistungen des Arbeitgebers zu einem (dauerhaften) Rechtsanspruch der Arbeitnehmer führen (sog. „betriebliche Übung“). Damit insbesondere mehrere Teilzahlungen nicht zum Entstehen einer solchen betrieblichen Übung führen, empfiehlt es sich, eine schriftliche Vereinbarung über die Auszahlung der Prämie zu schließen. Diese Vereinbarung sollte den Hintergrund und die Einmaligkeit der Leistung zum Ausdruck bringen und insbesondere den freiwilligen Charakter der Zahlung verdeutlichen. Auch auf der Entgeltabrechnung sollte ein entsprechender Hinweis unter konkreter Nennung des Begriffs „Inflationsausgleichsprämie“ auftauchen.

4. Handlungsempfehlungen – Was Sie als Arbeitgeber bei der Zahlung berücksichtigen sollten

• Zweckbestimmung der Zahlung dokumentieren: Bei der Gewährung der Prämie – bspw. in der Lohnabrechnung – sollten Sie die Zahlung ausdrücklich als Inflationsausgleichsprämie benennen und dadurch deutlich machen, dass die Zahlung mit der aktuellen Preissteigerung zusammenhängt.
• Freiwilligkeit verdeutlichen: Außerdem sollten Sie durch ausdrückliche Freiwilligkeitsvorbehalte verdeutlichen, dass es sich um eine freiwillige Leistung Ihrerseits handelt und selbst bei einer wiederholten Zahlung kein Anspruch auf diese Zahlung für die Zukunft besteht.
• Gehalt und Prämie gesondert ausweisen: Gehalt und Lohnausgleichsprämie müssen in der Lohnabrechnung zwingend gesondert ausgewiesen werden.
• Gerechte Sachgruppen bilden: Werden Beschäftigte oder Beschäftigungsgruppen von der Zahlung der Inflationsausgleichsprämie ausgenommen, muss es dafür einen sachlichen Grund geben.
• Betriebsrat einbinden: Besteht ein Betriebsrat, so hat dieser ein Mitbestimmungsrecht bei der Gestaltung der Verteilungsgrundsätze der Inflationsausgleichsprämie, vgl. § 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG.

Gerne beraten wir Sie zu weiteren Einzelheiten und unterstützen Sie bei der Umsetzung in Ihrem Unternehmen.

Mit freundlichen Grüßen